تستخدم المؤسسات مكاتب إدارة المشاريع (PMO) لتبسيط عمليات إدارة المشاريع وتعزيز أداء المشروع. لكن لا تعد كل مكاتب إدارة المشاريع متساوية. إذ يختلف هيكل ومهام PMO اختلافًا كبيرًا. ما يؤثر في الطريقة التي تدير بها المؤسسات المشاريع.

وحدد معهد إدارة المشاريع (PMI) ثلاثة هياكل PMO أساسية: PMO الداعم وPMO التوجيهي و PMO المتحكم. ولكل منها أدوار ووظائف فريدة. ويمكن أن تؤثر هذه الهياكل بشكل كبير في الطريقة التي تدير بها المؤسسات المشاريع. وفقًا لما ذكره موقع rightpeoplegroup .

أنواع مكاتب إدارة المشاريع

نوضح في رواد الأعمال هذه الأنواع الثلاثة من هياكل PMO وندرس تأثيرها في مشاريعك.

1. PMO الداعم: المستشار ومزود الموارد

كما يوحي الاسم فإن PMO الداعم موجود لتقديم الدعم والموارد إلى مديري المشاريع وفرق المشروع.

وهو يعمل على أساس استشاري. حيث يوفر الوصول إلى أدوات إدارة المشاريع والمنهجيات والتوثيق والتدريب. ومع ذلك لا يفرض أساليبه أو إجراءاته على فرق المشروع.

الهيكل والأدوار

يتميز PMO الداعم بهيكل لامركزي. يعمل أكثر مثل مكتب خدمة؛ حيث يوفر الأدوات والموارد اللازمة عند الطلب. كما يتمثل دوره الرئيسي في تسهيل تبادل المعرفة والممارسات المثلى والدروس المستفادة من مختلف المشاريع.

الاستقلالية والمرونة: نظرًا لأن PMO الداعم لا يفرض منهجيات إدارة المشاريع. يتمتع مديرو المشاريع بمزيد من الاستقلالية. ويمكنهم اختيار النهج الأنسب لمشاريعهم؛ ما يعزز المرونة والابتكار.

الاعتماد على مهارات مدير المشروع: يتطلب هذا النهج من مديري المشاريع أن يكونوا على دراية جيدة بإدارة المشاريع لضمان نجاح المشروع والبرنامج. وكلما قل التحكم الذي يمارسه PMO زادت الخبرة المطلوبة من مديري المشاريع.

خطر عدم الاتساق: مع المرونة يأتي خطر عدم الاتساق في عمليات إدارة المشاريع عبر مشاريع مختلفة. فيما يمكن أن يعوق هذا تتبع المشروع وقياس أدائه.

2. PMO التوجيهي

مكتب إدارة المشاريع التوجيهي (Directive PMO) هو نوع من مكاتب إدارة المشاريع التي تتميز بسلطة اتخاذ القرار والتحكم في المشاريع. وعلى عكس مكاتب إدارة المشاريع الأخرى التي قد تكون استشارية أو داعمة. فإن PMO التوجيهي يتحمل المسؤولية الكاملة عن توجيه وإدارة جميع جوانب المشروع. بما في ذلك:

التوحيد والتحكم: يعزز PMO التوجيهي التوحيد في جميع المشاريع. يسهل هذا التوحيد مقارنة وقياس أداء المشروع ويعزز نجاح المشروع.

انخفاض المرونة: من ناحية أخرى يحد النهج التوجيهي من إبداع ومرونة فرق المشروع. حيث يطلب منهم اتباع الإجراءات المحددة واستخدام أدوات إدارة المشاريع المخصصة. ما يترك مساحة صغيرة للتكيف.

خطر المقاومة: هناك أيضًا خطر مقاومة فرق المشروع إذا لم تتم مواءمة توجيهات PMO مع ثقافة المؤسسة.

3. PMO المتحكم

مكتب إدارة المشاريع المتحكم (Controlling PMO) هو نوع من مكاتب إدارة المشاريع يقع بين مكتب إدارة المشاريع الداعم ومكتب إدارة المشاريع التوجيهي من حيث مستوى التحكم.

بينما يوفر هذا النوع من المكاتب إطار عمل موحدًا للمؤسسة. ما يستلزم التعديل والتحوير في المنهجيات المستخدمة وكذلك النماذج والطلبات. ويفرض مستوى متوسطًا من التحكم والسيطرة على المشاريع وأنشطتها.

أهم خصائص PMO المتحكم

التوازن بين التحكم والمرونة: يوفر PMO المتحكم توازنًا بين التوحيد والمرونة. في حين أن فرق المشروع بحاجة إلى اتباع بعض الإرشادات لا يزال لديهم مجال للتكيف والتكيف مع احتياجات المشروع المحددة.

تحسين أداء المشروع: من خلال ضمان الالتزام بأفضل الممارسات يمكن لـ PMO المتحكم تحسين أداء المشروع. وتحسين فرص نجاح المشروع.

خطر الارتباك: التحدي الرئيسي هنا هو الحفاظ على التوازن الصحيح بين التحكم والاستقلالية. فإذا لم يتم إدارته بشكل صحيح فقد يؤدي ذلك إلى الارتباك وعدم الوضوح بين فرق.....

لقراءة المقال بالكامل، يرجى الضغط على زر "إقرأ على الموقع الرسمي" أدناه